Liberating Structures to łatwe w praktycznym użyciu i adaptacji narzędzia stworzone w celu wspierania partycypacyjnego i efektywnego zarządzania procesami grupowymi w trakcie spotkań i warsztatów. Zostały opracowane – świadomie zaprojektowane – tak, aby w automatyczny i naturalny sposób sprzyjać generatywnym interakcjom i wzmacniać zachowania twórcze. W tym artykule omówiono podstawy teoretyczne koncepcji, wskazując m.in. na różnice między makro- i mikrostrukturami. Z tesktu dowiesz się ponadto o pięciu elementach, które stanowi minimalną ramę Liberating Structures; wyjaśnimy także dlaczego do warsztatu warto włączać pracowników pierwszej linii.

O Liberating Structures 

Liberating Structures zostały opracowane przez Keitha McCandlessa i Henriego Lipmanaowicza, i opisane w książce pt. The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation, której pierwsze wydanie ukazało się w 2013 roku.

Czym są Liberating Structures? 

Liberating Structures to łatwe w praktycznym użyciu i adaptacji 33 narzędzia, opracowane, aby wspierać partycypacyjne i efektywne zarządzanie procesami grupowymi w trakcie spotkań, warsztatów, retrospektyw itd.

Na czym polegają Liberating Structures?

Liberating Structures to odmienne od tradycyjnego podejście do grupowych interakcji. Idea jest prosta – należy stworzyć takie warunki strukturalne spotkania, które zamiast krępować potencjał będą wyzwalać kreatywność, poczucie własności, zaangażowania, odpowiedzialności itp.

Ambicją Liberating Structures jest możliwie równe rozdzielenie kontroli na przebiegiem i treścią interakcji między wszystkich uczestników grupy – to uczestnicy wspólnie kształtują kierunek działania w miarę rozwoju wydarzeń. Nie ma tutaj szefów i hierarchii, każdy bierze udział w spotkaniu na równych prawach, mając możliwość aktywnego udziału w pracach grupy i wniesienia wkładu w tworzone rozwiązanie. Liberating Structures całkowicie zmienia sposób interakcji i współpracy, wyzwalając kreatywny potencjał grupy i aktywując jej inteligencję zbiorową.

Narzędzia Liberating Structures opierają się na głębokim przekonaniu, że każdy uczestnik ma coś wartościowego do wniesienia i powinien mieć możliwość wyrażenia swojego głosu. Założenie to jest realizowane przez równomierne rozłożenie władzy i odpowiedzialności w grupie, co w efekcie sprzyja twórczemu myśleniu i poprawia jakość współpracy. Liberating Structures są alternatywą dla tradycyjnych, hierarchicznych i biurokratycznych metod zarządzania, które mogą ograniczać potencjał grupy.

Kiedy stosować Liberating Structures?

Liberating Structures wspierają pracę grupową podczas warsztatów, spotkań i konferencji. Mogą być stosowane zarówno w małych grupach (także w parach), jak i podczas dużych zgromadzeń, umożliwiając efektywne generowanie pomysłów, podejmowanie decyzji i osiąganie konsensusu.

Zasady Liberating Structures

Liberating structure opiera się na 10 prostych zasadach.

Zasada 1. Włączaj i wyzwalaj każdego

Zasada pierwsza zaleca, aby zapewnić aktywny udział każdego uczestnika w pracach grupy. Różnorodność perspektyw stymuluje kreatywność oraz pozwala poszerzyć pulę pomysłów i potencjalnych rozwiązań.

Zasada 2. Praktykuj głęboki szacunek dla ludzi i lokalnych rozwiązań

Zasada druga zaleca, aby zaangażować do współpracy osoby, które posiadają doświadczenie i wiedzę na temat lokalnych kontekstów tak, aby powstające rozwiązania były dopasowane do konkretnych potrzeb.

Zasada 3. Nigdy nie zaczynaj bez jasno określonego celu

Zasada trzecia nakazuje, aby wspólnie odkryć podstawową przyczynę, dla której grupa się spotyka. Chodzi o to, aby rozpoczynać działania tylko wtedy, gdy cel jest wyraźnie określony oraz odpowiada faktycznym problemom, z którymi mierzy się grupa.

Zasada 4. Buduj zaufanie w miarę postępu

Zasada czwarta zaleca, aby tworzyć w grupie atmosferę zaufania i bezpieczeństwa psychospołecznego, tak aby jej uczestniczy nie obawiali się podzielić swoimi pomysłami lub wyrazić swoje zdanie w grupie.

Zasada 5. Ucz się poprzez „porażki” i idź naprzód

Zasada piąta zaleca, aby potraktować błędy jako możliwość nauki i rozwoju. Oznacza to m.in. konieczność zbudowania kultury otwartego mówienia o zaistniałych problemach.

Zasada 6. Praktykuj samoodkrycie i odpowiedzialność

Zasada szósta zaleca, aby skoncentrować się na działaniach grupy – niech jej uczestnicy sami dochodzą do rozwiązań, bez pomocy osób z zewnątrz, którzy najczęściej narzucają swoje własne koncepcje. Oznacza to także konieczność uczenia się, przeprowadzania eksperymentów, doskonalenia metod działania itd.

Zasada 7. Wzmacniaj wolność i odpowiedzialność

Zasada siódma zaleca, aby zrezygnować z kontroli na rzecz autonomii. Zamiast planować i kontrolować poczynania grupy, lepiej zdefiniować wysokopoziomowe ograniczenia i dać uczestnikom swobodę.

Zasada 8. Podkreślaj możliwości: uwierz zanim zobaczysz

Zasada ósma zaleca, aby skoncentrować się na tym co pozytywne, na tym co działa, co może być osiągnięte w ramach istniejących ograniczeń – aby uwierzyć w możliwości, jakie tkwią w działaniach. Oznacza to także, że dzisiejsze problemy, wyzwania i bolączki mogą nieoczekiwanie stać się w przyszłości wielką szansą.

Zasada 9. Zapraszaj do twórczego niszczenia, aby zrobić miejsce dla innowacji

Zasada dziewiąta zaleca, aby być otwartym na zmiany oraz na to, co nowe i nieszablonowe, a także, aby aktywnie poszukiwać szans poprzez eksperymentowanie. Należy także usuwać blokady dla innowacji, np. tkwiące w kulturze i metodyce pracy, nawet gdy wydaje się to herezją.

Zasada 10. Angażuj się w pełną ciekawości zabawę

Idea tej zasady jest prosta – niech wspólna praca będzie okazją do odkrywania nowych możliwości. Autorzy książki podkreślają, że czasami warto „zamieszać” – zadając otwarte lub paradoksalne pytanie, postępując nieco lekkomyślnie – aby wyzwolić wśród uczestników potrzebę eksploracji i uruchomić tkwiące w ich umysłach pokłady kreatywności.

Liberating Structures – narzędzia

Na katalog Liberating Structures składają się 33 narzędzia – tzw. mikrostruktury. Każde z nich ma swoje własne zastosowanie i pomaga w różnych aspektach pracy grupowej, takich jak:

• rozwiązywanie problemów i generowanie pomysłów (discovery everyday solutions),
• analizowanie danych i podejmowanie decyzji (noticing patterns together),
• wzmacnianie uczestnictwa w działaniach (unleashing local action),
• szybkie tworzenie prototypów (drawing-out prototypes),
• rozpowszechnianie innowacji (spreading innovation).

W dalszej części artykułu omówimy kilka z nich. Najpierw jednak wyjaśnimy czym są struktury oraz jaka są minimalne ramy Liberating Structures.

Makrostruktury i mikrostruktury

Aby precyzyjnie wyjaśnić czym są Liberating Structures musimy wprowadzić pojęcie struktury. Autorzy podręcznika wyróżniają dwa rodzaje struktur: makrostruktury i mikrostruktury.

Makrostruktury (macrostructures) stwarzane są z myślą o ich długotrwałym wykorzystaniu. Są nieplastyczne, trudno je zmodyfikować, a z ich przekształceniem lub adaptacją może wiązać się znaczny koszt. Makrostruktury to m.in. budynki, strategie i struktury organizacyjne.

Natomiast mikrostruktury (microstructures) to niewielkie struktury, które wspierają interakcje i pracę z innymi ludźmi. Ich aktualizacja, modyfikacja czy reorganizacja nie stwarza zazwyczaj większego problemu. Istnieją dwa rodzaje mikrostruktur – materialne i niematerialne.

Mikrostruktury materialne (tangible microstructures) to przestrzenie (tj. fizyczne lub wirtualne miejsca), w których zachodzą interakcji z innymi ludźmi. Są to zarówno pomieszczenia (np. sala warsztatowa), jak również stanowiące ich część elementy strukturalne (structural elements), czyli przedmioty wykorzystywane do aranżowania tych pomieszczeń, takie jak np. stoły, krzesła, tablice suchościeralne itd.

Mikrostruktury niematerialne (intangible microstructures) to sposoby organizowania interakcji i pracy z innymi ludźmi. Mają one charakter konceptualny, są to np. agendy, dyskusje, prezentacje, pytania. Wykorzystując je nadajemy interakcjom określony kierunek i kształtujemy ich przebieg. Chociaż autorzy nazywają je mikrostrukturami, mają one kluczowe znaczenie dla efektywności i jakości współpracy, także twórczej.

Przykłady mikro- i makrostruktur materialnych i niematerialnych prezentuje poniższa tabela.

Makro- i mikrostruktury wchodzą ze sobą w wielowymiarowe interakcje, a efekt ich wzajemnego współdziałania przesądza o jakości interakcji międzyludzkich w przebiegu spotkania.

Przykład. Organizując warsztat kreatywny dokonujemy wyboru fizycznego miejsca – budynku (makrostruktury) oraz pomieszczenia (mikrostruktury), w którym zaplanowane wydarzenie ma się odbyć. Architektura budynku zdefiniuje ogólne ramy dla spotkania – wpłynie m.in. na percepcję spotkania i samopoczucie uczestników, sposób przemieszczania się i komunikacji. O ile nie mamy wpływu na zasadnicze elementy konstrukcyjne budynku, możemy odpowiednio przearanżować docelowe pomieszczenie, dostosowując je do założeń i potrzeb warsztatu. Możemy np. usunąć wszystkie stoły i ustawić krzesła w okrąg. Możemy wstawić do sali rzeźbę różowego słonia w słomkowym kapeluszu. Możemy podzielić uczestników na mniejsze grupy i poprosić o wykonanie zadań w wyznaczonym czasie. Możemy w końcu wybrać temat warsztatu i dokładnie zaplanować aktywności podejmowane na poszczególnych etapach jego przebiegu. Wszystkie powyższe działania to właśnie przykłady zastosowania materialnych i niematerialnych elementów strukturalnych.

Minimalne ramy Liberating Structures – pięć elementów struktury

Liberating Structures są odmianą mikrostruktur o szczególnych (wyzwalających) właściwościach. Podobnie, jak tradycyjne mikrostruktury (tzw. conventional microstructures), takiej jak m.in. burza mózgów, prezentacja, rozmowa kierowana, wykład, także Liberating Structures zbudowane są z pięciu podstawowych elementów, które stanowią tzw. minimalne ramy.

Element 1. Zaproszenie uczestników

Zaproszenie (invitation) nadaje spotkaniu kierunek. Zaproszenie może przyjąć formę pytania, np.: w jaki sposób możemy zwiększyć liczbę aktywnych użytkowników naszej aplikacji? Może też mieć charakter żądania: proszę przenalizować treść wypowiedzi konsumentów, a następnie podać kilka wynikających z nich wniosków dla dalszego rozwoju naszej aplikacji. Sformułowane (wprost lub implicite) zaproszenie stanowi de facto przyczynę, dla której zespół osób podejmuje działanie.

W przypadku Liberating Structure o nazwie Wicked Questions zaproszenie ma takie brzmienie: jakie przeciwstawne, ale uzupełniające się strategie powinniśmy realizować, aby osiągnąć sukces?

Element 2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały

Element drugi odnosi się do wyborów związanych z aranżacją przestrzeni interakcji i współpracy. Aranżacji dokonuje się przy użyciu materialnych i niematerialnych elementów strukturalnych, np. krzeseł, projektorów, tablic suchościeralnych oraz podejmując decyzje m.in. czy uczestnicy mają siedzieć czy stać, gdzie konkretnie mają pracować i w jak licznych podgrupach.

W przypadku Liberating Structure o nazwie Open Space Technology należy m.in. ustawić krzesła w koncentryczne kręgi, a w przypadku grup większych niż 40 osób, wyposażyć salę w mikrofony.

Element 3. Aktywność uczestników

Element drugi określa zasady udziału w spotkaniu – to, ile czasu w przebiegu wydarzenia każdy z uczestników będzie miał do dyspozycji, aby wnieść twórczy wkład – aktywnie uczestniczyć, np. przedstawić swoją perspektywę lub odnieść się do pomysłów innych osób. W przypadku otwartej dyskusji lub burzy mózgów, możliwość partycypacji będzie inna, niż w przypadku prezentacji czy spotkania statusowego, w czasie których udział uczestników wydarzenia jest mocno ograniczony.

W przypadku Liberating Structure o nazwie Troika Consulting każdy z członków 3-osobowych grup wciela się w dwie role – klienta i konsultanta, mając najpierw (jako klient) możliwość zadania swojego pytania, a następnie (występując w roli konsultanta) odpowiedzi na pytania innych.

Element 4. Podział grupy

Element trzeci odnosi się do zasad podziału uczestników na mniejsze grupy, tj. podgrupy. Grupy o różnych liczebnościach cechuje także różna dynamika. W małych grupach łatwiej dojść do głosu (a w przypadku pracy w parach jest to po prostu niezbędne), natomiast większe grupy umożliwiają m.in. wielowymiarową ocenę kreatywnych pomysłów.

W przypadku Liberating Structure o nazwie 1-2-4-All liczebność grup jest odmienna na kolejnych etapach procesu. Postępowanie rozpoczynamy od pracy indywidualnej, przechodzimy następnie do etapu pracy w podgrupach (w parach, a w dalszej kolejności w grupach 4 lub 8 osobowych), a kończymy otwartą dyskusją przy udziale wszystkich uczestników spotkania.

Element 5. Instrukcja postępowania i ramy czasowe

Mikrostruktury definiują kroki, które składają się na proces postępowania. Takich kroków może być jeden albo więcej. Każdy krok powinien posiadać jasno określony cel i czas przeznaczony na jego realizację.

W przypadku Liberating Structure o nazwie TRIZ należy najpierw stworzyć listę wszystkich działań, które mogą potencjalnie przynieść najgorsze efekty dla funkcjonowania organizacji, a następnie zweryfikować, czy któreś z nich jest obecnie w firmie realizowane.

Przykłady Liberating Structures

Liberating Structure: 1-2-4-All

1-2-4-All (strukturę tę omawiamy także tutaj) pozwala na błyskawiczne zaangażowanie wszystkich uczestników grupy w generowanie pomysłów. A oto jej pięcioelementowa struktura:

1. Zaproszenie uczestników: zadaj otwarte pytanie, np. jak możemy poradzić sobie z tą sytuacją?
2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały:
   • Nieograniczona liczba grup,
   • Przestrzeń dla uczestników do pracy twarzą w twarz w parach i czwórkach,
   • Stoły i krzesła (opcjonalnie),
   • Papier do notowania spostrzeżeń i przemyśleń w grupach.
3. Aktywność uczestników:
   • Wszyscy w grupie są zaangażowani (często z wykluczeniem facylitatora),
   • Wszyscy mają jednakowe szanse na wniesienie swojego wkładu.
4. Podział na grupy:
   • Samodzielnie, później w parach, następnie w czwórkach, na końcu całą grupą.
5. Instrukcja postępowania i ramy czasowe:
   • Samodzielna refleksja uczestników nad wyzwaniem zdefiniowanym w postaci pytania. Czas: 1 min.
   • W oparciu o idee sformułowane wcześniej generowanie pomysłów w parach. Czas: 2 min.
   • Praca w grupach czteroosobowych – rozwijanie pomysły par. Należy zwróćcie uwagę na podobieństwa i różnice. Czas: 4 min.
   • Należy zadać pytanie: „Który z pomysłów wyróżniał się w waszej dyskusji?”. Każda grupa dzieli się jedną w ideą ze wszystkimi uczestnikami. Czas: 5 min.
   • Cykl należy potworzyć wedle potrzeby.

Liberating Structure: Nine Whys

Nine Whys (strukturę tę omawiamy także tutaj) pomaga zidentyfikować prawdziwą istotę pracy, a tym samym określić jej cel. A oto pięcioelementowa struktura tego narzędzia:

1. Zaproszenie uczestników: zadaj otwarte pytanie, Co robisz, gdy pracujesz nad… (tematem, który chcecie zgłębić)? Zadaj kolejne pytanie, Dlaczego tak uważasz? Następnie należy kontynuować, pytając: Dlaczego? (…) Dlaczego? (…) Dlaczego? Takie pytanie należy zadać do dziewięciu razy lub do momentu, w którym uczestnicy poczują, że odnaleźli prawdziwy cel swojej pracy.
2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały:
   • Nieograniczona liczba grup,
   • Krzesła ustawione tak, by ułatwić wygodną komunikację w parach, twarzą w twarz,
   • Nie są potrzebne stoły ani inne wyposażenie.
3. Aktywność uczestników:
   • Wszyscy mają jednakowe szanse na wniesienie swojego wkładu.
4. Podział na grupy:
   • Najpierw w parach, następnie w czwórkach, w końcu całą grupą.
5. Instrukcja postępowania i ramy czasowe:
   • Każda osoba w parze przez 5 minut udziela wywiadu swojemu partnerowi. Zaczynają od: Co robisz, gdy pracujesz nad…? Partner poszukuje głębszego sensu, powtarzając pytanie: Dlaczego jest to dla ciebie ważne? Po 5 minutach następujezamiana ról. Czas: 10 min.
   • Pary dobierają się w czwórki i dzielą się swoimi przemyśleniami i doświadczeniemz drugą parą. Czas: 5 min.
   • Zaproś całą grupę do wspólnej refleksji poprzez pytanie: Jak nasze cele wpływająna kolejne kroki, które podejmiemy? Czas: 5 min.

Liberating Structure: Troika Consulting

Troika Consulting (strukturę tę omawiamy także tutaj) pomaga ludziom uzyskać wgląd w problemy, z którymi się borykają, a także i skorzystać z rad osób będących obok, aby te problemy rozwiązać. W trakcie krótkich „konsultacji” uczestnicy proszą o pomoc i natychmiast otrzymują porady od dwóch innych osób. A oto pięcioelementowa struktura Troiki:

1. Zaproszenie uczestników: Zaproś grupę do odpowiedzi na dwa pytania: Jakie wyzwanie masz przed sobą? oraz Jakiej pomocy potrzebujesz?
2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały:
   • Nieograniczona liczba małych grup,
   • Po trzy krzesła „kolano przy kolanie”, w okręgu. Bez stołu.
3. Aktywność uczestników:
   • W każdej rundzie jeden uczestnik jest „klientem” a pozostali „konsultantami”,
   • Wszyscy mają jednakowe szanse na otrzymanie i zaoferowanie coachingu.
4. Podział na grupy:
   • Trzyosobowe grupy,
   • Uczestnicy ze odrębnych środowisk i specjalizacji pozwolą uzyskać najlepsze rezultaty.
5. Instrukcja „krok po kroku” i ramy czasowe:
   • Zaproś uczestników do zastanowienia się nad pytaniem (wyzwaniem i potrzebną pomocą), które chcą zadać, gdy będą w roli klienta. Czas: 1 min.
   • Pierwsza osoba w grupie wcielająca się w rolę klienta zadaje pytanie. Czas: 1-2 min.
   • Konsultanci zadają pytania uzupełniające, przybliżające sytuację. Czas: 1-2 min.
   • Klient odwraca się o 180 stopni, tak aby siedzieć plecami do konsultantów.
   • Konsultanci generują pomysły, sugestie i porady coachingowe. Czas: 4-5 min.
   • Klient odwraca się twarzą do konsultantów i dzieli się tym, co było dla niego najbardziej wartościowe. Czas: 1-2 min.
   • Osoby zamieniają się rolami i powtarzają kroki.

Szeregi i Storyboardy w Liberating Structures

Pojedyncze Liberating Structures mają raczej wąskie zastosowanie. Jednak mikrostruktury można łączyć w tzw. szeregi (strings), czyli logicznie uporządkowane sekwencje działań, z których każde kolejne wykonywane jest po zakończeniu poprzedniego. Szeregi mogą pomóc w zaplanowaniu przebiegu krótkiego warsztatu (np. retrospektywy) lub rozwiązaniu określonego problemu, nie pomogą nam jednak, gdy mamy do czynienia z przedsięwzięciem o wysokim stopniu złożoności, np. projektem transformacyjnym itd. W takim przypadku kilka lub wiele sekwencji mikrostruktur można zintegrować w tzw. storyboard. Storyboard może posłużyć jako szczegółowy plan nawet kilkudniowego wydarzenia. Dobrze przygotowany Storyboard powinien zawierać następujące elementy (przykładowa struktura wiersza):

Co dają Liberating Structures?

Liberating Structures automatycznie wyzwalają w grupie pożądane zachowania – zostały bowiem w tym celu zaprojektowane. W rezultacie grupa może wykorzystać swój kolektywny potencjał, np. kreatywność, inteligencję, wiedzę, nie musi polegać na wybitnych jednostkach i nadludzkich umiejętnościach moderatora. A to już bardzo dużo!

Improving performance when using conventional structures is very difficult and demands lots of talent. But doing it with Liberating Structures is very easy because the structures spark improvements in performance automatically, by design (Lipmanowicz i McCandless, 2014).

Czy Liberating Structures sprzyjają kreatywności?

Liberating Structures w naturalny sposób uwalniają i wzmacniają zachowania twórcze. Ich wykorzystanie w pracy warsztatowej sprzyja tzw. kreatywności kolektywnej i ko-kreacji. Dzięki narzędziom zaproponowanym przez Keitha McCandlessa i Henriego Lipmanaowicza grupa może nieoczekiwanie wygenerować pomysły kolektywne, łączące nietypowe skojarzenia, takie, których indywidualni uczestnicy procesu nie byliby w stanie opracować niezależnie od siebie, tj. w izolacji.

Należy jednocześnie pamiętać, że o ile struktury wyzwalające mogą przyczynić się do znacznej poprawy jakości procesów kreatywnych w grupie, są jedynie jednym z wielu narzędzi, jakie należy wykorzystać wprowadzając holistyczny pogram zarządzania kreatywnością w organizacji. Kreatywni jesteśmy codziennie, w różnych porach dnia, a nie tylko w czasie zorganizowanych warsztatów. Poszczególne elementy systemu zarządzania kreatywnością, takie jak np. klimat dla kreatywności, systemy motywacyjne itd. powinny wzajemnie się wspierać, pobudzając aktywność twórczą zespołów, także w sytuacjach nieformalnych i spontanicznych. Więcej na temat technik twórczego rozwiązywania problemów przeczytasz tutaj. 

Wskazówki praktyczne / Implications

Nauka Liberating Structures jest jak czytania i pisania. Trzeba zacząć od nauczenia się pojedynczych struktur (alfabetu), a następnie można próbować budować z nich bardziej złożone konstrukcje (słowa i zdania). A oto krótka instrukcja jak najlepiej do tego podejść:

1. Zapoznaj się z teorią Liberating Structures.
2. Wybierz kilka narzędzi, które uznasz za najciekawsze lub najbardziej użyteczne.
3. Przećwicz wybrane narzędzia w wyobraźni / z kolegą lub koleżanką / w zespole.
4. Zacznij stosować narzędzia w codziennej praktyce i zarażać nimi resztę organizacji.
5. Zacznij budować z opanowanych Liberating Structures szeregi.

Zasoby Liberating Structures:

Istnieje kilka opracowań Liberating Structures, także w języku polskim. A oto kilka z nich:

• Polskie opracowanie 33 struktur Liberating Structures (2020).
• Liberating Structures strona po polsku i po angielsku
• Aplikacja Liberating Structures na platformie Google Play
• Karty Liberating Structures na platformie Amazon.de

Referencje / References:

Lipmanowicz, H., McCandless, K. (2013), The surprising power of liberating structures: Simple rules to unleash a culture of innovation, Liberating Structures Press, Seattle, WA.